Den här guiden förklarar hur synlighet, delning och sekretess fungerar i hela ditt konto. Den täcker reglerna som avgör vem som kan se vilka konversationer, hur inställningar förs vidare genom din organisation och hur du konfigurerar de vanligaste scenarierna.
Tidigare jobbade portalen med en admin roll, detta har nu gjorts mer säkert för att passa olika bolags behov.
⚠️ Viktigt att komma ihåg
När du är osäker skyddar systemet sekretessen. Om två inställningar någonsin säger olika saker vinner alltid den mer privata regeln.
1. Grundläggande koncept
Hierarkin
Inställningarna är organiserade på fyra nivåer, från bredast till mest specifik:
En inställning som placeras högre upp (t.ex. Konto) fungerar som standard för allt som ligger under den. En inställning som placeras längre ner (t.ex. på ett specifikt Team eller en specifik Användare) kan åsidosätta standardinställningen för just det området.
De två gyllene reglerna
Allt i den här funktionen följer två regler:
1. Lägre slår högre (vattenfallet).
Ju mer specifik en regel är, desto högre prioritet har den. En regel som ställs in på en Användare åsidosätter Teamet, som åsidosätter Avdelningen, som åsidosätter standardinställningen för Kontot.
Åsidosättningar hänvisar alltid till nivån direkt ovanför — så inställningarna kan "zigzaga" ned genom kedjan.
Exempel:
- Enkel nedärvning. Kontot ställer in Avdelningssynlighet = PÅ och Sales-avdelningen lägger inte till någon egen regel. Sales ärver då kontots standardinställning, så delning är PÅ för Sales.
- Avdelningen åsidosätter kontot. Konto = Åtkomst för avdelningschef AV. Avdelningen Customer Success ställer in den på PÅ. CS-chefer kan nu se alla CS-konversationer — avdelningsregeln vinner eftersom den är mer specifik.
- Teamet åsidosätter avdelningen. Customer Success har delning PÅ, men teamet Enterprise CS ställer in delning AV. Medlemmar i Enterprise CS kan inte längre se varandras möten, även om resten av avdelningen kan det.
- Användaren åsidosätter allt ovanför. VD:n ingår i Management där medlemmarna kan se varandras möten, men en regel på användarnivå ställer in VD:n som privat som standard. VD:ns möten förblir dolda oavsett vad Management eller kontot tillåter.
- Zigzaggen (varje nivå ändrar den ovanför). Konto → delning AV → Avdelning → delning PÅ → Team → delning AV. Systemet läser endast den närmaste regeln ovanför varje område: avdelningen aktiverade den (åsidosättning av kontot), sedan stängde teamet av den igen (åsidosättning av avdelningen). Teamets medlemmar får till slut delning AV.
2. Sekretess vinner vid lika regler.
Om två regler verkligen står i konflikt är det regeln som begränsar åtkomsten som gäller. Systemet väljer aldrig att exponera en konversation.
Om en nivå inte har någon åsidosättning ärver systemet helt enkelt inställningen från nivån ovanför.
Visuellt: så löser vattenfallet konflikten
Standardinställningen förs nedåt, och varje nivå kan åsidosätta nivån direkt ovanför. Den lägsta nivån som har en regel vinner. (Infoga diagrammet "Settings Waterfall" här — Konto → Avdelning → Team → Användare, prioritet ANVÄNDARE > TEAM > AVDELNING > KONTO, sekretess vinner vid konflikt.)
Genomarbetat "zigzag"-exempel för en enda Delnings inställning — varje nivå ändrar den ovanför, och systemet läser endast den närmaste regeln ovanför ett visst område:
| Nivå | Regel inställd här | Effektivt resultat |
|---|---|---|
| ACCOUNT | OFF | OFF (standard) |
| DEPARTMENT | ON — åsidosätter Account | ON |
| TEAM | OFF — åsidosätter Department | OFF |
| USER | (ingen) — ärver Team | OFF |
Standardinställningar för konto
Dessa inställningar är den kontoomfattande baslinjen. Varje Avdelning och Team ärver dem automatiskt, så de gäller för alla konversationer i organisationen som standard. En inställning här fortsätter att gälla för en viss Avdelning, Team eller Användare tills en mer specifik åsidosättning ändrar den för det området (se "Regler för avdelning och team" nedan).
2. Automatisk delning med interna deltagare
När Automatisk delning med interna deltagare är PÅ får varje intern deltagare från din organisation automatiskt mötet delat med sig. De äger inte mötet, men de kan hitta det under Delat med mig.
Detta fungerar som en enkel, automatisk delning: att vara en intern deltagare behandlas exakt som om ägaren manuellt hade delat mötet med var och en av dem. Det finns ingen särskild, separat logik — det är bara en delning, så åtkomsten förblir förutsägbar.
- Detta beteende styrs av en enda inställning: ska interna deltagare få åtkomst till mötet? (ja/nej).
- När ja, delas mötet automatiskt med varje identifierad intern deltagare, och det visas under deras Delat med mig.
⚠️ Obs!
En deltagare räknas som någon som blev inbjuden och svarade ja eller kanske på mötet. Någon som svarade nej räknas inte som deltagare och får inte mötet delat med sig.
3. Synlighet för avdelning eller team
Avdelningssynlighet (och motsvarande Teamsynlighet) låter personer inom samma område se varandras konversationer.
- När PÅ kan användare i den valda avdelningen eller teamet se andra användares inspelningar/insikter i den avdelningen.
- Ställs in på: konto, avdelning eller team.
Inkludera eller exkludera chefer
Delning har en separat kontroll för chefers egna inspelningar:
- Som standard inkluderas INTE chefers inspelningar i avdelnings-/teamsynligheten. Anledningen: vanliga teammedlemmar bör vanligtvis inte se sin chefs konversationer.
- Aktivera Inkludera chefer om du vill att chefers inspelningar ska vara synliga för resten av området.
💡 Så fungerar det
Så "avdelningssynlighet PÅ" betyder att alla ser varandras möten — men en chefs egna möten förblir dolda om du inte uttryckligen inkluderar dem.
4. Rollbehörigheter
Rollbehörigheter styr vad chefer tillåts se. De kan ställas in som standard för kontot och åsidosättas per Avdelning eller Team.
| Behörighet | Vad den gör |
|---|---|
| Åtkomst för avdelningschef | När PÅ kan utsedda avdelningschefer se alla konversationer i den avdelningen och de team som tillhör den avdelningen. När AV ger rollen ingen extra synlighet. |
| Åtkomst för teamchef | När PÅ kan teamchefer se alla konversationer inom det team de leder. |
En roll ger endast synlighet om motsvarande behörighet är aktiverad. Att tilldela någon som "avdelningschef" gör ingenting i sig förrän åtkomstreglaget är aktiverat för det området.
💡 Exempel på en åsidosättning
Standard för konto = Åtkomst för avdelningschef AV. På avdelningen B2B Customer Success aktiverar du den. Eftersom avdelningsinställningen motsäger kontots standardinställning markeras den som en åsidosättning (se §6).
5. Privata möten
Privata möten är möten som inte kan visas eller ses av någon annan än ägaren. Ett möte som markerats som privat åsidosätter alla regler för delning eller synlighet som är inställda på kontot.
Grundinställning
- Tillåt privata konversationer — styr om användare inom detta område får markera en konversation som privat (synlig för ingen annan än ägaren). Om AV kan användare inte markera möten som privata.
Ställs in på: konto, avdelning eller team.
Källor
Kräver att Tillåt privata konversationer är PÅ.
Källklassificering styr vilka källtyper som följer den delade regeluppsättningen och vilka som är privata som standard:
- Använder delad regeluppsättning — dessa källor följer de delade konto-/avdelnings-/teamreglerna som gäller för dem (t.ex. Möten, Liveinspelningar, Samtal, E-post).
- Privat som standard — tar bort en källa från den delade regeluppsättningen så att den källan alltid är privat som standard (t.ex. exkludera E-post så att alla e-postmeddelanden är privata medan de andra källorna fortsätter att använda samma delningsregler).
Ställs in på: konto, avdelning eller team.
Regler för automatisk privat markering
Regler för automatisk privat markering markerar automatiskt digitala möten som privata när de matchar en regel. Det finns två typer:
- Domän — ange en domän (t.ex.
legal-counsel.com). Om någon deltagares e-postadress finns på den domänen markeras mötet automatiskt som privat. Nyckelord i titel — matchas mot mötets titel, antingen:
- Exakt matchning — titeln är exakt samma som nyckelordet (t.ex.
board,salary,offer). - Frasmatchning — titeln innehåller frasen (t.ex.
acquisition talks,performance review,severance discussion).
Ställs in på: konto (gäller alla). Användare kan också lägga till sina egna personliga regler ovanpå.
- Exakt matchning — titeln är exakt samma som nyckelordet (t.ex.
Regler för avdelning och team
Åsidosätt kontots standardinställningar för en specifik avdelning, team eller användare. Ärvda värden hålls automatiskt synkroniserade.
6. Åsidosättningar och hur de visas
När en inställning på en lägre nivå motsäger nivån ovanför markeras den som en åsidosättning med en tydlig märkning/varning i gränssnittet.
- Märkningen finns för att administratörer inte omedvetet ska bryta det ärvda beteendet. Utan en synlig indikator kan en användare ändra en nivå och inte inse att en högre nivå fortfarande verkar säga något annat.
- Åsidosättningen återspeglar alltid en konflikt med nivån direkt ovanför, inte nödvändigtvis kontot.
- Där det är användbart länkar åsidosättningsmärkningen till inställningen som den åsidosätter så att du kan se hela bilden.
💡 Genomarbetat exempel
Konto: åtkomst för avdelningschef AV. Avdelning: åtkomst för avdelningschef PÅ. Avdelningsinställningen vinner (lägre slår högre), och gränssnittet visar den som en åsidosättning av kontots standardinställning.
7. Dela med andra avdelningar, team eller användare
Utöver att dela inom ett område kan du dela en avdelnings eller ett teams konversationer utåt till andra delar av organisationen. Detta fungerar som en vanlig manuell delning; du väljer helt enkelt vem du vill dela med.
Du kan dela med:
- en annan avdelning,
- ett annat team, eller
- en specifik användare.
Alla aktiva delningar listas (t.ex. "delad med Finance", "delad med Anders", "delad med Support team") så att du kan granska och hantera dem.
Typiska användningsområden
- Ett Customer Success-team behöver granska Sales-samtal.
- Support-/Engineering-personal som hjälper till med supportärenden behöver åtkomst till CS-konversationer.
💡 Tips för tydlighet
Tänk på skärmen i två sektioner. Den övre sektionen (rollbehörigheter, delning, sekretess) konfigurerar denna avdelning/detta team. Den nedre sektionen konfigurerar utåtriktad delning till andra avdelningar/team/användare.
8. Åsidosättningar på användarnivå
Du kan finjustera synligheten för en enskild användare och åsidosätta vad deras avdelning eller team säger.
- Dölj en specifik användares inspelningar från en avdelning eller ett team, även när bredare delning är aktiverad.
- Gör en användares möten privata som standard, oavsett teamets inställningar.
💡 Genomarbetat exempel — skydda en chef
Ditt Management-team har Teamsynlighet PÅ så att medlemmarna kan se varandras möten, men VD:ns möten ska inte vara synliga för någon. Ställ in en åsidosättning på användarnivå som gör VD:ns möten privata som standard. Alla andras delning förblir oförändrad.
💡 Genomarbetat exempel — en chef med känsliga möten
En avdelning har Avdelningssynlighet PÅ och Inkludera chefer PÅ, så att cheferna (t.ex. Amelia och Pierre) kan se avdelningens inspelningar och teamet kan se deras. Men Amelia håller också känsliga 1:1-möten. Behåll hennes åtkomst på, men aktivera Privat som standard på användarnivå. Hon kan se avdelningens möten; men hennes möten förblir privata.
9. Användare i flera avdelningar
En användare kan tillhöra mer än en avdelning, och dessa avdelningar kan ha olika regler. För att hålla beteendet säkert och snabbt utvärderas sekretess på användarnivå, inte per konversation:
⚠️ Viktigt
Om en användare tillhör flera avdelningar och någon av dessa avdelningar begränsar delning, döljs den användarens konversationer — oavsett konversationstyp eller resultat.
Varför det fungerar på detta sätt. Klassificering av konversationstyp är AI-assisterad och inte helt förutsägbar. Föreställ dig en chef vars Management-möten är privata men som också finns i Sales där möten delas. Om en känslig HR-/lönediskussion någon gång felklassificerades som ett säljsamtal skulle den kunna läcka. Eftersom läckta känsliga möten kan skapa allvarlig juridisk exponering tillämpar systemet den mest restriktiva avdelningens regel på hela användaren. Sekretess vinner.
Detta är en avsiktlig och nödvändig begränsning snarare än ett fel — och i de flesta fall behöver du inte ha en användare i flera avdelningar alls. För att ge någon åtkomst över teamgränser, redigera avdelningens regler för delning/sekretess (§7) i stället.
Använda konversationer & referens
Hur konversationer visas, plus snabba recept och svar på vanliga frågor.
10. Standardvy för konversationer
När du öppnar dina konversationer är standardvyn begränsad till möten som du äger ("ägare = jag"). Du kan alltid bredda filtren för att se allt du har åtkomst till.
Fördelar:
- En renare startpunkt i stället för ett flöde med alla möten du har åtkomst till.
- Bättre prestanda, eftersom standardfrågan är begränsad till dig.
Efter migreringen kommer du, om du inte har åtkomst till andra avdelningar, inte ens att se dem i filtren — det finns helt enkelt inget extra att filtrera på.
11. Snabba konfigurationsrecept
| Mål | Hur |
|---|---|
| Låt alla i en avdelning se varandras möten | Avdelningssynlighet PÅ |
| ...men håll chefers egna möten dolda | Lämna Inkludera chefer AV (standard) |
| Ge CS-teamet åtkomst till Sales-inspelningar | På Sales-avdelningen, dela med CS-teamet (§7) |
| Dölj VD:ns möten för alla | Åsidosättning på användarnivå: privat som standard för VD:n (§8) |
| Låt en chef se teamet men hålla sina egna möten privata | Åtkomst för chef PÅ + stäng av delning av hennes inspelningar på användarnivå (§8) |
| Förbjud privata möten i en avdelning | Tillåt privata konversationer AV för den avdelningen (§5) |
| Gör varje nytt möte privat tills det delas | Privat som standard PÅ (§5) |
12. Vanliga frågor
Vem kan se mina möten som standard?
Som standard ser du de möten du äger, och dina möten är endast synliga för andra om en delningsregel ger åtkomst till dem. Systemet börjar från en privat utgångspunkt och öppnar endast åtkomst där du konfigurerar den.
Vad händer om två inställningar säger olika saker?
Två regler avgör det: (1) den mer specifika nivån vinner (Användare > Team > Avdelning > Konto), och (2) om reglerna verkligen står i konflikt vinner regeln som begränsar åtkomsten. Sekretess har alltid prioritet.
Vad är en "åsidosättning"?
En åsidosättning är en inställning på en lägre nivå som motsäger nivån ovanför. Den markeras tydligt i gränssnittet så att du vet att det ärvda beteendet har ändrats för det området, och den pekar på inställningen som den åsidosätter.
Om jag deltog i ett möte som någon annan äger, kommer jag att se det?
Om deltagardelning är aktiverad, ja. Deltagande behandlas som en automatisk delning — mötet visas under Delat med mig, förutsatt att deltagaråtkomst är aktiverad och att din e-postadress matchar din användare i kontot.
Kan ett team se sin chefs möten?
Inte som standard. När avdelnings-/teamsynlighet är aktiverad exkluderas chefers egna inspelningar om du inte uttryckligen aktiverar Inkludera chefer.
Kan jag dölja en specifik persons möten (t.ex. VD:n) medan alla andra delar?
Ja. Använd en åsidosättning på användarnivå för att göra den personens möten privata som standard. Det påverkar inte någon annans delning.
Jag är med i två avdelningar med olika regler — vad gäller för mig?
Den mest restriktiva regeln vinner. Om någon avdelning du tillhör begränsar delning döljs dina konversationer överallt, oavsett mötestyp. Detta skyddar känsliga möten från att av misstag läcka genom en felklassificering.
Avgör AI:ns klassificering av konversationstyp vem som ser vad?
Nej. Sekretess tillämpas på användarnivå, inte per konversationstyp. Detta är avsiktligt — det är både säkrare (ett felklassificerat känsligt möte kan inte läcka) och snabbare.
Hur ger jag ett team åtkomst till ett annat teams inspelningar?
Öppna källavdelningen/-teamet och använd Dela med för att ge åtkomst till den andra avdelningen, teamet eller en specifik användare — på samma sätt som att dela en fil i Google Drive.
Kan jag dela mina egna möten med en specifik kollega?
Ja. Som användare kan du skapa en åsidosättning som delar alla dina möten med en specifik person.
Kan jag markera ett enskilt möte som privat?
Ja, så länge Tillåt privata konversationer är aktiverat för ditt område. Ett privat möte är synligt för ingen annan än dig. Du kan också ställa in Privat som standard så att varje nytt möte börjar som priv
Relaterad till
Uppdaterad