Introduktion
Den här guiden förklarar hur du skapar och hanterar schemalagda händelser för samtalsfördelningsgrupper (Call Distribution Groups) och interaktiva röstsystem (IVR). Genom att ställa in regler för när och hur samtal ska hanteras – baserat på tid, datum eller helgdagar – kan du säkerställa konsekvent tillgänglighet, förbättra kundupplevelsen och automatisera samtalsdirigering. Schemaläggningsfunktionen stöder återkommande händelser, undantag och nationella helgdagar, vilket gör den till ett kraftfullt verktyg för organisationer med dynamiska öppettider.
Kom igång
- Gå till Organisation > Samtalsfördelningsgrupper eller Röstsvar (IVR).
- Klicka på de tre prickarna (⋮) bredvid din grupp eller IVR och välj Redigera.
Ange standardscenario
Börja med att definiera standardbeteendet när ingen schemalagd händelse är aktiv. Du kan välja ett av följande alternativ:
- Släpp igenom samtal (Öppen) – Samtal tillåts normalt.
- Blockera samtal (Stängd) – Samtal blockeras.
- Vidarekoppla samtal – Samtal skickas vidare till en annan destination.
Skapa ett schema
Nästa steg är att konfigurera ett schema för gruppen eller IVR:n. Du kan växla mellan två vyer:
- Kalendervy – Ger en översikt över olika tillstånd i schemat.
- Listvy – Visar detaljerade poster som påverkar systemets tillgänglighet.
Klicka på plustecknet (+) till höger för att skapa en ny schemalagd händelse.
Du kan välja att:
- Klicka på Lägg till intervall för att manuellt skapa en händelse.
- Klicka på Lägg till helgdagar för att inkludera fördefinierade helgdagar.
Konfigurera intervallet
När du lägger till ett intervall manuellt, följ dessa steg:
- Ge händelsen ett Namn.
- Välj Återkomsttyp:
- Dagligen
- Veckovis
- Månadsvis
- Årligen
- Aldrig (engångshändelse)
Beroende på återkomsttyp får du olika inställningar. Exempel: En veckovis schemaläggning.
Ange status och meddelande
Välj sedan vilken Status händelsen ska tillämpa:
- Öppen
- Stängd
- Vidarekoppla samtal
Du kan också aktivera Spela upp meddelande om du vill att ett röstmeddelande ska spelas upp när händelsen är aktiv.
Redigera en schemalagd händelse
Du kan redigera en befintlig händelse i både Kalendervy och Listvy:
- I kalendervyn klickar du direkt på händelsen du vill redigera.
- I listvyn klickar du på penna-ikonen bredvid händelsen.
Skapa en helgdag
- Klicka på plustecknet (+) till höger för att skapa en ny schemalagd händelse.
- Klicka på Lägg till helgdagar.
- Välj landets helgdagar och år.
- Markera de helgdagar du vill lägga till i schemat.
Helgdagarna läggs till automatiskt när du klickar på Lägg till. Du hittar dessa händelser genom att filtrera på datum eller genom att byta till Listvy > Visa per år.
Vi rekommenderar också att du lägger till ett meddelande för respektive helgdag så att inringare får information om att ni är stängda.
För att redigera händelsen: klicka på penna-ikonen.
Aktivera Spela upp meddelande. Du kan välja ett befintligt meddelande eller skapa ett nytt genom att klicka på Nytt meddelande.
Slutför händelsen genom att klicka på Spara.
Relaterad till
Uppdaterad