Den här guiden förklarar hur du skapar och hanterar schemalagda händelser för Svarsgrupper och Knappvalsmenyer (IVR). Genom att ställa in regler för när och hur samtal ska hanteras – baserat på tid, datum eller helgdagar – säkerställer du tillgänglighet, förbättrar upplevelsen för den som ringer och automatiserar samtalsdirigeringen. Schemaläggningsfunktionen stöder återkommande händelser, undantag och nationella helgdagar, vilket gör det till ett kraftfullt verktyg för organisationer med varierande öppettider.
Kom igång
Gå till Organisationsinställningar > Svarsgrupper eller Knappvalsmenyer.
Klicka på de tre prickarna (⋮) bredvid din grupp eller IVR och välj Redigera.
Ställ in standardscenario
Börja med att definiera standardbeteendet när inget schema är aktivt. Du kan välja mellan följande alternativ:
- Släpp fram samtal (Öppet) – Samtal tillåts som vanligt.
- Hoppa över samtal (Stängt) – Samtal blockeras.
Vidarekoppla samtal – Samtal vidarekopplas till en annan destination.
Vi rekommenderar att hålla stängt som standard och lägga till öppettider som intervall
Skapa ett schema
Nästa steg är att konfigurera ett schema för gruppen eller IVR:en. Du kan växla mellan två vyer:
- Kalendervy – Visar en översikt över olika tillstånd i schemat som en kalender.
- Listvy – Visar detaljerade poster som påverkar tillgängligheten utöver standardscenariot.
Kalendervyn ger en snabb överblick över öppettider, medan listvyn är användbar för detaljerad information.
Klicka på plustecknet (+) till höger för att skapa en ny schemalagd händelse.
Du kan välja att:
- Klicka på Lägg till intervall för att skapa en händelse manuellt.
- Klicka på Lägg till helgdagar för att inkludera fördefinierade helgdagar.
Konfigurera intervallet
När du lägger till ett intervall manuellt, följ dessa steg:
Ange ett Namn för händelsen.
Välj typ av Återkommande:
- Dagligen
- Veckovis
- Månadsvis
- Årligen
- Aldrig (engångshändelse)
Beroende på vald återkomsttyp visas olika inställningar.
Exempel på ett veckoschema:
Ställ in status och meddelande
Välj vilken Status som ska gälla för händelsen:
- Öppet
- Stängt
- Vidarekoppla samtal
Du kan också aktivera Spela upp meddelande om du vill att ett meddelande spelas upp när händelsen är aktiv.
Redigera en schemalagd händelse
Du kan redigera en befintlig händelse i både Kalendervy och Listvy.
I Kalendervy klickar du helt enkelt på den händelse du vill redigera.
I Listvy klickar du på pennikonen för att redigera.
Skapa en helgdag
Klicka på plustecknet (+) till höger för att skapa en ny händelse.
Klicka på Lägg till helgdagar.
Välj vilket lands helgdagar och vilket år.
Bocka i de helgdagar du vill lägga till i schemat.
Helgdagarna läggs automatiskt till när du klickar på Lägg till.
Du hittar dessa händelser genom att filtrera på specifikt datum eller ändra till Listvy > Visa per år.
Vi rekommenderar också att du lägger till ett meddelande för att informera om att det är stängt.
Du kan redigera händelsen genom att klicka på pennikonen.
Aktivera Spela prompt. Du kan välja ett befintligt meddelande eller skapa ett nytt via Lägg till ny ljudfil
Slutför händelsen genom att klicka på Save.
Uppdaterad